Pada hari Rabu, 25 Oktober 2023, Excellent Community of Management (XCM) telah mengadakan Softskill Training dengan tema “Project Management Excellence” khusus untuk para anggota XCM kampus Serpong. Kegiatan ini dilaksanakan secara offline dan bertempat di Universitas Bunda Mulia kampus Serpong, ruang kelas 302. Tujuan dari acara Softskill Training ini agar para anggota XCM mampu memiliki project management yang bagus guna melaksanakan dan mengatur suatu acara dengan baik dan untuk membantu para anggota baru dalam beradaptasi terhadap lingkungan organisasi sehingga dapat bekerjasama dalam menyelesaikan proyek dengan baik.
Acara Softskill Training kali ini diikuti oleh 39 anggota XCM kampus Serpong, serta dihadiri oleh Bapak Budi Christanto, S.E., M.M. selaku Dosen Pembina dari XCM, dan Bapak Chandra Hosen S.E., M.M., M.T. selaku narasumber pada acara kali ini.
Kegiatan ini dimulai pukul 17.30 dengan diawali oleh pembukaan acara Softskill Training oleh Zielinski Alexander selaku MC yang merupakan Mahasiswa aktif semester 3 Program Studi Manajemen Universitas Bunda Mulia. Kemudian sebelum memulai acara, seluruh hadirin terlebih dahulu menyanyikan lagu Indonesia Raya dan dilanjutkan dengan menyanyikan Mars Universitas Bunda Mulia.
Setelah itu, dilanjutkan dengan kata sambutan dari Bapak Budi Christanto, S.E., M.M. selaku Dosen Pembina dari XCM dan dilanjutkan perkenalan narasumber pada acara Softskill Training yaitu Chandra Hosen S.E., M.M., M.T.
Bapak Chandra menjelaskan bahwa manajemen proyek berperan penting dalam keberhasilan suatu acara, bahkan dalam aktivitas sehari-hari yang kita jalani. Sehingga manajemen proyek dapat mengoptimalkan ketepatan waktu dan biaya yang diperlukan dalam keberlangsungan suatu acara. Terdapat tiga elemen proyek yang saling terkait, yaitu orang, alat, dan proses. Dimana kita harus melihat apakah sudah memilih orang yang tetap sesuai dengan kompetensinya?, apakah kita sudah gunakan alat yang tepat? dan apakah kita sudah menetapkan proses tepat agar kegiatan proyek berjalan dengan baik?.
Bapak Chandra juga menjelaskan terdapat lima tahapan manajemen proyek seperti Initiation, Planning, Execution, Monitoring, dan Close. Dari kelima tahapan tersebut, Bapak Chandra menekankan bahwa pada tahap monitoring perlu lebih diperhatikan. Kita perlu memonitor saat 20%, 50%, dan 70% dari progres proyek yang dijalankan. Karena dengan memonitor saat 20%, jika terjadi kesalahan maka tidak membuang waktu terlalu banyak untuk mengerjakan ulang, lalu perlu juga mengecek pada 50% untuk mengetahui kemajuan proyek yang dijalankan, lalu pada tahap 70% untuk memonitor tahap penyelesaian agar sesuai dengan tujuan awal proyek. Kemudian Bapak Chandra menjelaskan terdapat 3 metodologi manajemen proyek yaitu Waterfall merupakan pendekatan yang setiap tahapannya harus dijalankan sesuai urutannya, Agile merupakan pendekatan yang fleksibel sehingga meningkatkan responsivitas terhadap perubahan, dan juga Hybrid merupakan pendekatan yang menggabungkan sistem Waterfall dan Agile.
Setelah 45 menit sesi pemaparan materi, para anggota XCM diberikan kesempatan bertanya langsung dengan narasumber terkait materi yang telah disampaikan pada sesi Question & Answer yang berlangsung selama 15 menit. Selanjutnya, memasuki sesi penyerahan Token of Appreciation kepada Bapak Chandra Hosen S.E., M.M., M.T. oleh Qatrunada Mufid selaku Ketua Excellent Community of Management.
Beralih ke agenda selanjutnya, yaitu acara XCM Induction yang bertujuan untuk memperkenalkan Program Kerja Excellent Community of Management (XCM) periode 2023/2024 kepada seluruh anggota yang akan dibawakan oleh Qatrunada Mufid selaku Ketua dan Josephine Ailsa Nata Widyanita selaku Wakil Ketua XCM 2023/2024.
Setelah sesi pemaparan program kerja, terdapat sesi perkenalan para anggota XCM periode 2023/2024 supaya setiap anggota mengenal satu sama lain dan meningkatkan solidaritas. Perkenalan anggota ini dibagi berdasarkan divisi yang ada di XCM dan dipandu oleh ketua dan wakil ketua divisi baik dari Marketing & Communication, Research & Development, Finance, serta Creative.
Selain perkenalan dengan masing-masing anggota XCM, selanjutnya terdapat sesi Games untuk meningkatkan bonding dan kekompakan antar anggota. Games yang dimainkan terdapat 2 jenis, yaitu Angka Bomb dan Sambung Akhir Suku Kata. Pada sesi games kali ini dimenangkan oleh Divisi Marketing & Communication dan Divisi Creative, lalu pemberian hadiah kepada kedua divisi diwakili oleh Bapak Chandra Hosen S.E., M.M., M.T. dan Josephine Ailsa Nata Widyanita.
Memasuki sesi terakhir pada acara XCM Induction, yaitu sesi foto bersama dan dilanjutkan penutupan acara oleh MC. Kami berharap acara XCM Induction & Softskill Training “Project Management Excellence” dapat bermanfaat bagi seluruh anggota XCM dan meningkatkan kekompakan agar kedepannya dapat menjalankan kepengurusan periode 2023/2024 dengan lancar dan bertanggung jawab.
